нотаріальне засвідчення

Нотаріальне засвідчення: це підтвердження нотаріусом того, що копія точно відтворює оригінал, підпис належить конкретній людині, а переклад правильно передає текст. Банки, суди, державні реєстратори та закордонні установи приймають папери переважно саме в такому оформленні. Звичайна ксерокопія паспорта або свідоцтва про народження без відмітки нотаріуса для них нічого не підтверджує.

Матеріал підготувала приватна компанія-посередник, а не державний орган: документи від імені держави не видаються, юридичних послуг немає, а розбирається порядок дій. Тарифи у кожного нотаріуса власні, тому точну суму озвучують при зверненні. Загальний огляд послуг сайту є на головній сторінці.

Що таке нотаріальне засвідчення

Закон України «Про нотаріат» відносить до нотаріальних дій посвідчення правочинів, засвідчення копій, виписок, підписів і перекладів. У кожному випадку нотаріус не просто ставить печатку: він перевіряє документ і особу, яка до нього звернулася. Саме тому послуга має юридичну вагу, а її результат важко оскаржити.

Практично це виглядає так: людина приносить оригінал, нотаріус звіряє його з копією або спостерігає за підписанням, після чого на документі з’являється посвідчувальний напис, підпис і печатка. Державні нотаріальні контори та приватні нотаріуси виконують однакові дії за однаковими правилами, різниця лише в тарифах і чергах.

Засвідчення вірності копій документів

Найчастіша дія: нотаріус порівнює копію з оригіналом і підтверджує, що вони ідентичні. Порядок засвідчення вірності копій врегульовано Законом України «Про нотаріат». Засвідчують копії паспорта громадянина України, свідоцтва про народження, довіреностей, установчих документів, рішень зборів, дипломів.

Для бізнесу без засвідчених копій не обійтися: заява про держреєстрацію змін до ТОВ подається разом із нотаріально засвідченою копією рішення уповноваженого органу. Вихід учасника з товариства оформлюють через пакет із трьох паперів: заява за формою 2, квитанція про сплату адмінзбору та нотаріально засвідчена заява про вихід з ТОВ. Без останнього документа реєстратор пакет не прийме.

Умови засвідчення копій документів

Копію засвідчать лише за двох умов: документ відповідає вимогам закону і має юридичне значення. Відповідність вимогам означає, що папір виданий уповноваженим органом, містить усі обов’язкові реквізити і не суперечить законодавству. Юридичне значення має документ, який підтверджує права, обов’язки чи факти, а не довільний аркуш тексту.

Нотаріус відмовить, якщо оригінал ламінований так, що його не можна розкрити і звірити, якщо в тексті є невмотивовані виправлення, якщо документ не читається або містить заборонений до розголошування гриф. Окремо засвідчують копії документів, що підтверджують родинні зв’язки та інвалідність: такі нотаріально засвідчені копії потрібні особам, які супроводжують родичів з інвалідністю при перетинанні кордону, згідно з постановою Кабінету Міністрів № 57-95-п (перевірено 13.09.2026).

Засвідчення виписок з документів

Виписка: це копія не всього документа, а лише його частини, наприклад окремого розділу установчих документів. Нотаріус звіряє виписку з оригіналом і підтверджує, що наведений фрагмент відповідає йому дослівно. Це зручно, коли повний документ об’ємний, а установа просить лише конкретну інформацію.

Засвідчення копії з копії документа

Копію з копії засвідчують у виняткових випадках: коли оригінал знаходиться в установі і принести його неможливо. Щоб така дія відбулася, копія має походити від юридичної особи з підписом керівника і печаттю або попередня копія вже має нотаріальне засвідчення. Якщо ж це просто повторно відксерований аркуш без жодних відміток, нотаріус відмовить.

Окрема історія з документами, які зберігаються в архівах, зокрема в державному нотаріальному архіві: спершу потрібно отримати копію або довідку з самого архіву. Інформація видається на підставі письмової заяви, звернутися можна особисто або через довірену особу з нотаріально засвідченим дорученням (джерело: Львівська обласна державна адміністрація, перевірено 11.09.2026). Отриманий архівний примірник уже можна засвідчувати у нотаріуса для подання третім особам.

Засвідчення справжності підпису на документах

Нотаріуси державні та приватні засвідчують справжність підпису на заявах на підставі статті 34 Закону «Про нотаріат». Типовий приклад: згода батька на виїзд дитини або на реєстрацію ФОП для підлітка від 16 років оформлюється заявою, підпис у якій засвідчується нотаріально, і батькові треба бути присутнім особисто. Звертатися можна до будь-якого нотаріуса незалежно від місця реєстрації.

Якщо людина через фізичний стан не може підписатися власноруч, закон передбачає окрему процедуру: підпис за таку особу вчиняється за її участю в присутності нотаріуса, і він засвідчує саме цей факт. Деталі такої дії краще узгодити з нотаріусом заздалегідь, бо знадобляться додаткові умови.

Засвідчення вірності перекладу документів

Порядок засвідчення вірності перекладу врегульовано статтею 79 Закону України «Про нотаріат». Підтверджує переклад не будь-який нотаріус: засвідчення здійснює державний або приватний нотаріус, який знає відповідні мови. Для перекладу надаються оригінали документів або їх нотаріально засвідчені копії.

За кордоном цю дію виконують консульські установи України: вони засвідчують вірність перекладу документів з однієї мови на іншу для громадян, які перебувають за межами країни.

Порядок засвідчення вірності перекладу

Послідовність проста: спершу перекладач готує текст, потім нотаріус звіряє його з оригіналом і ставить посвідчувальний напис про вірність перекладу. Якщо мови, потрібні для конкретного документа, нотаріус не знає, доведеться шукати іншого фахівця або спершу засвідчити підпис перекладача під його роботою. Іноземні документи для українських органів подаються з легалізацією та нотаріально засвідченим перекладом українською, що підтверджують правила оформлення документів для набуття громадянства дитиною (джерело: Державна міграційна служба, перевірено 13.09.2026).

Документи для нотаріального засвідчення

Базовий набір однаковий для копій, підписів і виписок:

• паспорт громадянина України або інший документ, що підтверджує особу;
• оригінал документа, який засвідчується;
• готові копії у потрібній кількості;
• довіреність, якщо звертається представник, з нотаріальним засвідченням;
• установчі документи та підтвердження повноважень, якщо дія стосується юридичної особи.

Для перекладу додатково потрібен сам переклад або домовленість із перекладачем, якого знає нотаріус.

Вартість нотаріального засвідчення

Ціна складається з тарифу нотаріуса та державного мита або адміністративного збору там, де їх передбачено для конкретної дії. На підсумкову суму впливають вид дії (копія, виписка, підпис чи переклад), кількість документів, кількість сторінок і мова перекладу. Тарифи приватних нотаріусів відрізняються, тому коректно запитувати попередній розрахунок одразу за весь пакет паперів, а не за один документ.

Нормативна база нотаріального засвідчення

Основний документ: Закон України «Про нотаріат», який визначає коло нотаріальних дій і статті 34, 54, 75 та 79, на які спираються засвідчення підпису, угод, копій і перекладів. Детальний порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України № 296/5 розписує процедуру покроково, а правила ведення нотаріального діловодства затверджує Міністерство юстиції України.

Електронний підпис через Портал Дія вирішує частину завдань у цифровому просторі, зокрема підписання заяв для державної реєстрації. Але засвідчення копій, підпису на паперовій заяві чи перекладу досі відбувається лише в паперовій формі з особистою присутністю.

Нотаріус чи орган місцевого самоврядування

У сільських населених пунктах уповноважені посадові особи органу місцевого самоврядування засвідчують справжність підпису на документах. Кол їхніх повноважень вужчий, ніж у нотаріуса, тому складні дії все одно ведуть до нотаріальної контори.

Дія	Нотаріус	Уповноважена особа органу місцевого самоврядування
Засвідчення копій і виписок	Так, за ст. 75 Закону «Про нотаріат»	Обмежене коло дій у сільських населених пунктах
Засвідчення справжності підпису	Так, за ст. 34	Так, у сільських населених пунктах
Засвідчення вірності перекладу	Так, за ст. 79	Ні
Посвідчення довіреностей	Так	Ні
Заповіт і правочини з нерухомістю	Так	Ні

Заповіт, як і будь-який правочин з обов’язковою нотаріальною формою, посвідчує лише нотаріус. Тому якщо сумніваєтеся, куди йти, орієнтуйтеся на тип дії: підпис у селі може засвідчити місцева рада, копії та переклади: тільки нотаріус.

Засвідчення документів для використання за кордоном

Український документ, який має працювати за кордоном, проходить ланцюжок: нотаріальне засвідчення копії або підпису, потім апостиль, потім переклад і засвідчення вірності перекладу. Апостиль проставляється на офіційних документах, оформлених державними і приватними нотаріусами, і саме він робить нотаріальний напис визнаним у країні-учасниці Гаазької конвенції. Порушення послідовності: найпоширеніша причина, через яку закордонна установа повертає папери.

Чек-лист підготовки до візиту до нотаріуса

1. Перевірте оригінал: без ламінування, виправлень і пошкоджень, текст читається.
2. Зробіть копії заздалегідь у потрібній кількості, щоб не платити за додатковий друк.
3. Візьміть паспорт громадянина України або інший документ, що підтверджує особу.
4. Для дій з юридичною особою підготуйте установчі документи та підтвердження повноважень.
5. Для перекладу уточніть у нотаріуса, чи знає він потрібну мову, і домовтеся з перекладачем.
6. Якщо оригінал в архіві, спершу подайте туди письмову заяву або надішліть представника з нотаріально засвідченим дорученням.
7. Узгодьте попередній запис і попередній розрахунок вартості всього пакета.

Типова ситуація: документи для супроводу родича з інвалідністю

Ситуація: людина супроводжує родича з інвалідністю при перетині кордону і має підтвердити родинні зв’язки та статус. Кроки: збирає оригінали документів про спорідненість і про інвалідність, робить копії, звертається до нотаріуса для засвідчення вірності копій, за потреби додає переклад і апостиль, якщо документи використовуватимуться за кордоном. Результат: пакет нотаріально засвідчених копій, який відповідає вимогам постанови Кабінету Міністрів № 57-95-п (перевірено 13.09.2026) і приймається без додаткових питань.

Схожий сценарій працює і для бізнесу: перед поданням заяви про реєстрацію змін до ТОВ засвідчують копію рішення уповноваженого органу, а при виході учасника готують нотаріально засвідчену заяву про вихід разом із формою 2 та квитанцією про сплату адмінзбору, і державний реєстратор приймає документи з першого разу. Головне у всіх випадках одне: спершу зрозуміти, яку саме дію вимагає установа, і лише потім йти до нотаріуса з правильним набором паперів.

Див. також

• Нотаріальна довіреність для українців: види та оформлення
• Довіреність на майно: документи та порядок у нотаріуса
• Генеральна довіреність: обмеження та строк дії