Нотаріальне засвідчення підпису

Нотаріальне засвідчення підпису, це нотаріальна дія, під час якої нотаріус підтверджує один конкретний факт: документ підписала саме та особа, яка в ньому зазначена, і зробила це в його присутності. Такий підпис на заявах і рішеннях вимагають державні реєстратори, банки, іноземні установи. Звертаємо увагу: ми приватна компанія-посередник, не державний орган, документів від імені держави не видаємо; консультація не є юридичною послугою. Нижче: типові ситуації, де потрібне засвідчення підпису.

Ситуація	Що підписує заявник	Де засвідчити
Згода батьків на виїзд дитини	Заяву про згоду	Будь-який нотаріус, особиста присутність
Вихід учасника з ТОВ	Заяву за формою 2	Нотаріус, з нотаріально засвідченим підписом
Реєстрація змін у юридичній особі	Рішення уповноваженого органу	Нотаріус, підписи на спеціальних бланках
Документи для апостиля чи легалізації	Заяву або анкету	Нотаріус, далі орган легалізації
Переклад документа іноземною мовою	Підпис перекладача	Нотаріус, який знає відповідні мови

Що підтверджує нотаріус при засвідченні підпису

Нотаріус у цій дії підтверджує одне: підпис поставила та особа, яка зазначена в документі, і зробила це особисто, в його присутності. Зміст заяви, наміри підписанта та наслідки підпису нотаріус при цьому не оцінює. Порядок простий: нотаріус встановлює особу за паспортом, переконується, що людина розуміє, який документ підписує, і приймає підпис власноруч. Засвідчити справжність підпису на заявах можуть як державні, так і приватні нотаріуси на підставі статті 34 Закону України «Про нотаріат».

Відмінність засвідчення підпису від посвідчення

Це різні дії з різним обсягом перевірок. При засвідченні підпису нотаріус не читає правочин і не перевіряє його законність: він фіксує лише факт підпису. При посвідченні правочину перевіряється набагато більше: добровільність, правомочність сторін, відповідність змісту закону. Наприклад, іпотечний договір за Законом України «Про іпотеку» саме посвідчується нотаріально, і саме посвідчений договір є підставою для реєстрації в Порядку державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень. А от заява про вихід з ТОВ або згода подружжя оформлюються саме через засвідчення підпису на заяві. Помилка у виборі дії означає, що документ держреєстратор або банк не прийме.

Документи для засвідчення підпису

Стандартний набір короткий, але до якості паперів пред’являють жорсткі вимоги:

1. Паспорт заявника та код платника податків.
2. Готовий текст документа: заява, згода, рішення зборів, анкета.
3. Для корпоративних документів: рішення загальних зборів, установчі документи, витяг зі складу учасників, якщо нотаріус їх вимагає.
4. Для документів іноземною мовою: сам документ і переклад, підписаний перекладачем.

Вимоги до самого документа такі: виправлення повинні бути застережені підписом посадової особи і печаткою установи, яка видала документ. Документи на двох і більше аркушах з’єднуються у спосіб, що унеможливлює роз’єднання, із зазначенням кількості прошитих і пронумерованих аркушів, підписом та печаткою нотаріуса. Папери з підчистками, дописками, написані олівцем або пошкоджені, нотаріус не прийме.

Процедура та переваги засвідчення підписів

Процедура займає один візит, якщо документ уже підготовлений: заявник приходить особисто, нотаріус встановлює особу, людина підписує документ у його присутності, нотаріус ставить посвідчувальний напис і реєструє дію. Головна перевага: підпис набуває доказової сили, і державні органи, банки та іноземні установи приймають такий документ без додаткових запитів. Щодо вартості: сума складається з державного мита та тарифу конкретного нотаріуса, тому єдиного прайсу немає. Тарифи у державних і приватних нотаріусів відрізняються, точну вартість за вашу ситуацію варто уточнити до візиту.

Засвідчення справжності підпису на документах

Найчастіше підпис засвідчують на заявах. Класичний приклад: згода одного з батьків на виїзд дитини за кордон оформлюється заявою, справжність підпису в якій засвідчується нотаріально, при цьому потрібна особиста присутність батька у нотаріуса. Звертатися можна до будь-якого нотаріуса незалежно від місця реєстрації або проживання. Інші типові документи: нотаріально засвідчена письмова згода батьків або піклувальника для реєстрації ФОП особою від 16 років, доручення на отримання архівної довідки, заяви до банків і держорганів.

Окрема категорія: документи для супроводу родичів з інвалідністю при перетинанні кордону. За Порядком перетинання державного кордону громадянами України (постанова КМУ від 27.01.1995 № 57, перевірено 13.09.2026) для виїзду осіб, які супроводжують родичів з інвалідністю, потрібні документи, що підтверджують родинні зв’язки та інвалідність, і подаються вони у вигляді нотаріально засвідчених копій. Тобто нотаріус тут засвідчує не підпис, а вірність копії, але логіка та сама: без нотаріального напису прикордонна служба такі папери не врахує.

Засвідчення підпису в ТОВ та ТДВ

Корпоративні процедури майже завжди проходять через нотаріуса. Для реєстрації змін до відомостей про юридичну особу подається заява, нотаріально засвідчена копія рішення уповноваженого органу, документ про сплату адмінзбору, установчий документ у новій редакції та структура власності. При збільшенні статутного капіталу рішення загальних зборів оформлюється з нотаріально засвідченими підписами учасників на спеціальних бланках, а справжність підписів на остаточному рішенні про затвердження результатів внесення додаткових вкладів підлягає обов’язковому нотаріальному посвідченню. При виході учасника зі складу ТОВ заява за формою 2 подається разом із квитанцією про сплату адмінзбору та нотаріально засвідченою заявою про вихід.

Засвідчення підпису для іноземних держав

Коли документ призначений для використання за кордоном, засвідчений підпис часто стає передумовою апостиля або консульської легалізації. Зворотна ситуація: іноземні документи, що подаються в українські органи, підлягають легалізації та подаються з нотаріально засвідченим перекладом українською. Для заяв, які підписуються за кордоном, діють консульські установи України: вони засвідчують вірність перекладу документів з однієї мови на іншу та виконують окремі нотаріальні дії на місці.

Засвідчення підпису за іншу особу

Буває, що людина не може власноручно підписати документ через хворобу, травму або фізичні вади. Стаття 40-1 Закону України «Про нотаріат» вирішує цю ситуацію: за дорученням заявника підпис ставить інша особа, але сам заявник має бути присутнім особисто. Нотаріус встановлює особу підписанта, переконується, що заявник розуміє зміст документа, і засвідчує факт підписання за нього окремим посвідчувальним написом. Якщо ж документ підписує представник за дорученням, нотаріус перевіряє саме доручення та обсяг повноважень: без належно оформленого повноваження засвідчити підпис за іншу особу неможливо.

Посадові особи, які засвідчують підпис

Основний виконавець: нотаріус, державний або приватний. У сільських населених пунктах, де нотаріуса немає, справжність підпису на документах засвідчують уповноважені посадові особи органу місцевого самоврядування. Вибір простий: для корпоративних документів, іпотечних заявок і паперів для закордонного використання звертайтеся до нотаріуса, для простих заяв у сільській місцевості достатньо посадової особи ради. Географії прив’язки немає: до будь-якого нотаріуса можна звернутися незалежно від місця реєстрації.

Підстави для відмови у наданні послуги

Нотаріус відмовить у кількох випадках. Перший: документ стверджує обставини, право посвідчення яких належить державному органу, такі папери не засвідчуються підписом приватної особи. Другий: документ містить незавірений переклад, переклад має бути належним чином оформлений і підписаний перекладачем. Третій: документ не відповідає вимогам до форми, з підчистками, дописками, незастереженими виправленнями, написаний олівцем, порваний, не пронумерований або не скріплений належним чином. Відмова також можлива, якщо заявник не може підтвердити особу або діє без повноважень.

Переклад документа через перекладача

Порядок засвідчення вірності перекладу врегульовано статтею 79 Закону України «Про нотаріат». Переклад робиться з усього документа, включно з печаткою, і закінчується підписами перекладача. Нотаріус, який знає відповідні мови, засвідчує справжність підпису перекладача на перекладі. Держмито за засвідчення справжності кожного підпису перекладача становить 0,02 неоподатковуваних мінімумів, тобто 0,34 грн, окремо сплачується робота перекладача та тариф нотаріуса. Для перекладу надаються оригінали документів або їх нотаріально засвідчені копії.

Засвідчення підпису виглядає як формальність, але саме на цьому етапі найчастіше «ламаються» заяви для держреєстратора та документи для закордонних установ: не та форма, незастережене виправлення, непрошиті аркуші. Якщо підготувати текст і перевірити документи до візиту, дія вчиняється за один прийом. Загальний огляд нотаріальних послуг і суміжних процедур можна переглянути на головній сторінці.

Див. також

• Нотаріальна довіреність для українців: види та оформлення
• Довіреність на майно: документи та порядок у нотаріуса
• Генеральна довіреність: обмеження та строк дії